Что такое аутсорсинг?

Аутсорсинг бухгалтерских услуг организуется путем передачи бухгалтерского учета подрядной организации. Часто это необходимо в целях оптимизации бизнес-процессов, чтобы держать фокус на главных задачах бизнеса и не тратить драгоценное время на рутинные задачи. Главное дополнение: аутсорсинг бухгалтерского учета компании по стоимости равен работе внештатного юриста в случае проблем с налоговой службой. Правильно организованный аутсорсинг строится путем непрерывной передачу постоянно повторяющихся операций, в отличии от внештатного бухгалтера, который отрабатывает только часть этого функционала в непостоянном рабочем режиме.

В России современный цифровой аутсорсинг бухгалтерских услуг зародился в начале 1990-х годов, когда бизнесмены с заграничным капиталом должны были правильно соблюдать и проводить бухгалтерский учет в соответствии со стандартами, принятыми во всем мире. В результате постепенных изменений в макроэкономике и законодательстве российские счета постепенно переводились на международные стандарты, а валютные счета объединялись с отечественными. Более подробная информация по аутсорсингу расчета заработной платы – https://www.ucmsgroup.ru/ru/services/payroll-outsourcing/payroll-processing/.

Стоимость услуг по расчету заработной платы

Обычно договор на аутсорсинг выполняется в общем порядке. Как и любой договор, он содержит предмет договора с ценой услуг и срок действия.

Во-вторых, о пределах ответственности сторон по договору. Например, аудиторская фирма может быть привлечена к ответственности только за один год и имеет право требовать компенсацию в размере стоимости услуг последнего квартала. Крупные фирмы предложили увеличить ответственность перед клиентами, заключив договор о том, что материальный ущерб покрывается в течение трех лет с момента сдачи отчетности. Почему именно этот период? В налоговом органе проверяют три предыдущих финансовых года.

Для некоторых клиентов недостаток ответственности бухгалтера-аутсорсера является препятствием. Поэтому стоит убедиться, что аудиторская фирма имеет действующее страхование профессиональной ответственности.

Во-вторых, поскольку аутсорсинг бухгалтерского учета является сложной и (как правило) достаточно комплексной услугой, правила или регламент обслуживания являются неотъемлемой частью договоров. Тщательность, с которой они составляются, свидетельствует о надежности компании.

Аутсорсинг или штатный бухгалтер – что лучше?

Кто-то хочет, чтобы все было в руках менеджера.

Отсутствие финансовой ответственности за любые санкции (штрафы, пени), наложенные из-за ошибок аудитора;
Отсутствие “заложников” конкретного специалиста;
Оплата не за время работника, а за фактический эффект от его работы.

Если раньше аутсорсинг бухгалтерии рассматривался как способ снижения затрат, то теперь это способ поддержания и улучшения конкурентных преимуществ.

Аутсорсинг расчета зарплаты

Бухгалтерский учет – это не первое, о чем думают компании.

Аутсорсинговые бухгалтерские услуги чаще всего рассматриваются в следующих случаях

Во-вторых, если проблема в чем–то явном:

Бухгалтер неожиданно уволился или объявил о банкротстве в течение отчетного периода,
Компания была оштрафована или заблокирована налоговыми органами из-за бухгалтерских ошибок,
Сотрудники или подрядчики пожаловались на бухгалтерию,
Бухгалтер был пойман на мошенничестве.

Первый порыв директора – найти другого главбуха — сменяется трезвыми размышлениями: а будет ли новый человек лучше предыдущего? Не пора ли что-то менять кардинально? Перестать зависеть от конкретного бухгалтера, его знаний и настроений. Так возникает альтернатива довериться проверенной бухгалтерии.

Во-вторых, вы начинаете задумываться об аутсорсинге тогда, когда обнаруживаетесь в том, что бухгалтер не является другом компании:

Не желает брать на себя ответственность, боится или не умеет общаться с государственными органами, часто занимает позицию, выгодную налоговым органам (и пассивен по отношению к бизнесу);
Не способен обеспечить качественную экспертную поддержку: не хватает времени, знаний, опыта, ресурсов;
Медлителен, не успевает за изменениями в бизнесе, саботирует новые разработки, предпочитает работать по-старому.

В общем, бухгалтерская функция в целом определяется как расчет налогов и зарплат ; сдача отчетности государству.

Довольно быстро руководители предприятий понимают, что вместо того чтобы искать “рабочую лошадку в вакууме” (успешно справляется с налоговыми вопросами), дешевле и проще нанять бухгалтерскую фирму.

В-третьих, аутсорсинг бухгалтерского учета часто рассматривается, когда компания хочет сократить текущие расходы на ведение бухгалтерского учета. Многие считают, что услуги бухгалтерской фирмы всегда дешевле, чем содержание собственного бухгалтерского отдела (позже мы увидим, так ли это на самом деле).

Кроме того, аутсорсинговая бухгалтерия предоставляет возможность бесплатного (или почти бесплатного) доступа к технологиям, что компаниям будет трудно получить за свои деньги и ресурсы.

Из чего складывается стоимость аутсорсинга

Для расчета финансовой составляющей перехода на аутсорсинг можно опираться, например пропорционально количеству сотрудников предприятия-заказчика.

Основную стоимость определяет цена на момент утверждения

Список выбранных услуг (базовый пакет + отдельные услуги)
Количество отдельных юридических лиц или подразделений с отдельными балансами
(расчеты для каждого производятся по определенному алгоритму)
Сложность биллинга, определяемая несколькими факторами (например, наличие коллективного режима работы, сроки выставления счетов и т.д.)
Уровень автоматизации системы (предустановленные пользовательские отчеты, передача во внешние глобальные системы, дополнительные платежи и т.д.).

Расчет зарплаты на аутсорсинге для различных компаний

Стоимость аутсорсинга расчета заработной платы для компаний с разным профилем деятельности различна.

Практика показывает, что затраты на аутсорсинг окупаются за счет многочисленных преимуществ, которые компания получает взамен, включая

Безупречная точность и скорость отчетности без отвлечения ресурсов от основной деятельности;
Устранение административных штрафов за несоблюдение сроков и стандартов;
Конфиденциальность, защита данных на различных уровнях;
Постоянный мониторинг изменений в законодательстве.

Этапы расчета

Расчет заработной платы работников включает в себя несколько этапов:

Расчет заработной платы работника на основе рабочего времени.
Расчет дополнительных выплат (оплата больничных, отпускных, командировочных).
Расчет налоговых выплат.
НАЛОГ НА ДОХОДЫ ФИЗИЧЕСКИХ ЛИЦ.
Страховые взносы.
Вычеты из общей заработной платы.
Расчет заработной платы для всех сотрудников.

Преимущества услуги расчета зарплаты на аутсорсинге

Преимущества аутсорсинга расчета заработной платы :

Специализированная компания обычно работает с большим количеством клиентов. В результате она способна снизить затраты на “процесс оптовой торговли по низким ценам”. Например: услуги по расчету заработной платы поддерживаются единой системой. Система обслуживается централизованно, поэтому нет необходимости управлять системой специально для каждого клиента. Когда клиентов несколько, нагрузка на имеющийся персонал максимальна. При правильном подходе к составлению расписания персонал подрядчика всегда занят, и нет пустых периодов или окон, когда работа не ведется. В результате подрядчик платит меньше за меньшее количество специалистов, чем если бы все клиенты наняли штатного бухгалтера на тот же объем работы.
Услуги по начислению заработной платы осуществляются в единой системе. Обслуживание системы осуществляется централизованно, поэтому нет необходимости администрировать систему специально для каждого клиента.
Управление временем. При работе с несколькими клиентами можно полностью задействовать имеющийся персонал. При правильном подходе к составлению расписания персонал подрядчика всегда занят, и нет пустых периодов или окон, когда работа не ведется. В результате поставщик платит меньше за меньшее количество специалистов, чем если бы все клиенты наняли штатного бухгалтера для выполнения той же работы самостоятельно.
“Коллективный разум”. Аутсорсеры располагают большим количеством специалистов из различных бухгалтерских дисциплин. Когда в команде много специалистов, можно использовать профессиональный опыт каждого из них, полученный при решении аналогичных задач. Кроме того, аутсорсеры имеют постоянный доступ к новым технологиям и знаниям.
У аутсорсера практически нет проблем с отпусками или болезнями специалистов: их систематически заменяют коллеги. Аналогично, если сотрудник переходит в другую компанию, процессы субподрядчика не меняются. Все вопросы подбора персонала решаются самим подрядчиком. Очень важным преимуществом является высокая степень стандартизации внутренних бизнес-процессов субподрядчика, что приводит к более быстрому внедрению. Легко представить себе ситуацию, когда единственный в компании специалист по оценке затрат сталкивается с проблемой и вынужден тратить время на поиск решения. Если субподрядчик работает с несколькими заказчиками, такие случаи не являются исключением: скорее всего, они уже имели место и описаны в соответствующих правилах и документах.

Теперь, когда список преимуществ известен всем организациям и мы можем оценить его в конкретной организации.

Очевидно, что небольшим компаниям (до 50 человек) невыгодно содержать в штате специалистов по расчету заработной платы. В небольших организациях проблему решают двумя способами. Второй – расчет заработной платы совмещается с другими участками учета. Второй вариант — нанять приходящего специалиста. Бухгалтер, которого вы встретите на улице в таком состоянии — ваша собственность. Профессиональная компания никогда не имеет личной ситуации и проблемы с бухгалтерами решает сама.

Аутсорсинг выгоднее для молодых компаний, организаций со сложными бизнес-процессами и крупных компаний с большим количеством отделов.

Для крупных организаций (более 10 000 сотрудников) имеет смысл создать собственный центр расчета заработной платы. Однако аутсорсинг все чаще используется крупными организациями с несколькими тысячами сотрудников, поскольку помимо чисто материальной выгоды для организации и ее работников есть еще некоторые преимущества..

При оценке стоимости штатного бухгалтера по расчету заработной платы следует учитывать не только официальное вознаграждение, но и ряд дополнительных расходов:

Общая налоговая нагрузка составляет не менее 30% от фонда заработной платы.
Социальные гарантии составляют не менее 10% от расходов на оплату труда.
Накладные расходы составляют не менее 5% от расходов на оплату труда. Сюда входят расходы на аренду помещений, использование компьютерного оборудования, обучение и другие расходы на персонал, понесенные компанией.

Пример No 1: «Инвестиционная компания» — участник рынка ценных бумаг. Работает на отечественном рынке, при этом ориентируется в западном опыте ведения бизнеса. В компании работают 50 человек, средняя зарплата составляет 60 тыс. руб в месяц Сотрудники компании ежемесячно получают бонусы. Компания обязана хранить в тайне все доходы и расходы.

Ключевые тренды аутсорсинга в 2022 году

Внутренняя разработка лучше всего подходит для небольших компаний, чей внутренний отдел может работать и с внутренними информационными системами. Для эффективного роста компании ее руководство должно сосредоточиться на эффективной работе основного бизнеса, а второстепенные бизнес-процессы лучше всего поручить агентству.