Правила заполнения конвертов для писем в России

Правильное заполнение конверта для отправки письма почтой россии

Процедуру отправления письма можно условно разделить на несколько этапов:

  • приобретение почтового конверта;
  • правильное заполнение и оформление почтового конверта;
  • оценка стоимости в зависимости от того, что именно планируется отправлять: простое, заказное или ценное письмо, с описью вложения;
  • наклейка марок;
  • отправка через почту.

Важно! Неправильное оформление или ошибочная оценка приведет к невозможности отправить письмо.

Виды конвертов  почтовых

Конверт почтовый имеет разное назначение и размер. Существуют конверты, специально предназначенные для отправки, например, международных отправлений, заказных писем. На таких конвертах уже пропечатана марка в правом верхнем углу, и ее стоимость включена в стоимость самого конверта.

Так же конверты бывают полностью пустые или с напечатанными строчками, но без марок. Такие конверты имеют более низкую стоимость, однако все марки для них нужно покупать отдельно и клеить на шаблон почтового конверта самостоятельно.

Конверты имеют несколько размеров для удобства запечатывания корреспонденции, чтобы не пришлось складывать, например, листы с письмами в несколько раз. Стоимость пересылки в таком случае не изменится, но стоимость конвертов увеличивается с их размером. Независимо от вида конверта и его размера заполняются они одинаково.

Язык заполнения почтового конверта

Все данные на конверте заполняются на русском языке. Для республик в составе России, имеющих разрешенный иной государственный язык, разрешается заполнить почтовый конверт на нем, но при одновременном заполнении на русском языке.

Как правильно заполнить конверт в другую страну?

Для отправки писем в другую страну данные отправителя пишутся на русском языке, с повторением названия страны на латинском. Например: от Волкова Дмитрия Ивановича ул. Ленина д.14 кв. 220 г. Москва, Россия, Moscow Russia.

Данные получателя пишутся на латинском языке, с повторением названия страны на русском, например:  Jones Mary, 49 Marchmont Road Wallington, Surrey SM8 8NT United Kingdom, Великобритания. Индекс пишется арабскими цифрами: 123456

Для ускорения доставки вашей корреспонденции все данные лучше писать полностью, не допуская ошибок и помарок, печатными буквами, это облегчит распознавание вашего почерка сотрудниками почтовой службы и не позволит письму затеряться.

Что будет, если допустить ошибку при заполнении конверта почты россии?

Рассмотрим самые распространенные типы ошибок:

  1. В названии региона России, города или улицы присутствует орфографическая ошибка или описка.
  2. Какой-то части адреса нет, или ее сложно разобрать.
  3. Адрес неверный, например, подписана лишняя цифра около номера дома.

В первом случае сотрудники Почты России поймут, куда требуется отнести письмо, так как они хорошо знают свой участок.

Во втором случае посылку оставят в офисе до востребования. Ее будут хранить от двух недель до одного месяца, в зависимости от типа отправления (например, заказное письмо высылают обратно по прошествии одного месяца).

В третьем случае письмо опустят в чужой почтовый ящик. Для того чтобы не допустить этого, отслеживайте перемещение отправления по трек-номеру. Как только письмо придет в отделение, сразу же посетите его и попробуйте договориться с работниками. Если у вас не получится, то отправителю придется писать заявление на изменение адресата.

Если в обычном письме допущена ошибка в фамилии, имени, отчестве физического лица или официальном названии юридического лица, являющегося отправителем, то оно будет доставлено. Как уже говорилось ранее, такие письма кладут в почтовые ящики.

Как правильно заполнить шаблон почтового конверта – шаблон и образец

Почтовый конверт имеет следующий порядок заполнения: 

  • Левый верхний угол – данные отправителя. В первой строчке пишем полное имя отправителя (например, от Федорова Ивана Петровича) или наименование юридического лица (можно сокращенное, например – от ООО «Космос»)

Важно: Если от имени юридического лица пишет конкретный сотрудник, или письмо от структурного подразделения, укажите эту информацию. Для примера: от руководителя отдела продаж Федорова Ивана Петровича ООО «Космос».

Во второй строчке пишем полный адрес отправителя. Заполняется адрес в следующей последовательности:

  • улица – дом – корпус – квартира (офис);
  • название населенного пункта (поселка, города, ПГТ и т. д.);
  • название района;
  • название области, края, автономного округа и т. д.;
  • название страны;
  • индекс.

Для примера: ул. Петрова д. 12 к.3 кв.22, село Ивановское Петровского района Архангельской области, Россия, 123456. 

  • Нижний правый угол – данные получателя. Аналогично данным отправителя заполняются в той же последовательности, как имя, так и адрес.

Для примера: 

Кому: менеджеру отдела маркетинга Коневу Илье Александровичу  ЗАО «Одуванчик».

Куда: ул. Ленина д. 15 оф. 334, г. Красноуфимск Свердловской области, Россия, 123456. 

Нижний левый угол – индекс получателя. Для написания индекса существует унифицированная форма, образец написания, как правило, есть на каждом конверте. 

Почта России стремится перейти на автоматизированные системы распознавания индекса для увеличения скорости доставки корреспонденции, поэтому правильное заполнение индекса сократит время доставки письма до адресата.

Почему важно правильно писать адрес на конверте почты россии?

Корреспонденция в Российской Федерации сначала распределяется по индексу, а потом — по адресу. Благодаря этому некоторые письма находят адресата даже при неправильно написанном адресе.

Где приклеены марки

Оплата за доставку писем производится маркировка конверта. Кроме того, можно изначально приобрести более дорогой пакет с письмами:

  • Но для отправки простых писем по России до 20 г;
  • D – для зарегистрированного багажа весом до 20 г;
  • Б – используется для отправки открыток внутри страны.

Такую дополнительную упаковку, чтобы клеить марки не стоит, поскольку в письме указывается, что стоимость доставки уже входит в стоимость конверта.

На обычной упаковки с удара бренда на стороне адреса в верхнем правом углу. Если он занят, можно приклеить немного ниже.

Стоимость отправки простого письма весом до 20 г – 23 руб. При оформлении на заказ, срочные, ценные и тяжелые (2 кг) и т. д. вылета, цена должна быть уточнена в почтовое отделение. Вы можете использовать калькулятор на сайте “Почты России”.

Главные нормы заполнения конверта почты россии

Основные правила оформления почтового конверта касаются трех нюансов:

  1. Языка.
  2. Личной и контактной информации получателя.
  3. Разборчивости почерка и аккуратности написания слов.

Имеет ли значение вид письма при заполнении

Чтобы написать и отправить письмо, используются конверты различной формы. Допускается самостоятельно изготовить его при соблюдении установленных форматов. При необходимости осуществить массовую рассылку простых писем можно использовать конверты с наклеенными данными отправителя и получателя. Также не запрещено использовать печатную технику для отображения необходимых данных.

На конверте в обязательном порядке должны быть:

Осталось определиться с последним элементом почтового отправления – марки.

Как выглядит бланк конверта по россии

Конверт, в котором отправляется письмо в пределах РФ, имеет утвержденную форму. Бланк состоит из следующих реквизитов:

  1. Информация об отправителе. Указываются ФИО и адрес гражданина, написавшего письмо. Ниже – индекс.
  2. Информация о получателе. ФИО и адрес с индексом – стандартные данные для отделения связи, по которым письмо доставляется получателю.

Как заполнять индекс

Цифровое обозначение почтового отделения намного легче, сортировка грузов. Важным является индекс получателя, поэтому он указан в двух местах: под пунктом в левом нижнем углу.

На стандартных конвертах в этом месте стоит макет точки, на которой написаны цифры 5-значного кода. Согласно этому обозначению, есть автоматическая сортировка до прибытия письма в почтовое отделение получателя. Если он отсутствует, то груз передается на ручной выборки, что существенно увеличивает время доставки.

Индекс отправителя пишется в его адрес в случае возврата письма.

Как и куда писать информацию об отправителе

Сведения об отправителе всегда пишется в верхнем левом углу. Упаковка в этом месте в соответствии с установленным правилам “от”, “из”.

Если нет, нужно визуально разделить поверхность на четыре части и записать данные в левом верхнем углу в следующем порядке:

  • ФИО (полностью) в родительном падеже; если отправителем является организация, укажите ее полное или сокращенное наименование;
  • название улицы, проспекта, площади;
  • номер дома, корпуса, квартиры;
  • название населенного пункта (города, поселка и т. п.);
  • название области, района, области, страны (если не прогуливал);
  • название страны, если письмо отправляется в Россию, указывать не обязательно;
  • индекс отправителя.

Как и сколько нужно клеить марок

С помощью марок осуществляется оплата:

Отправления оплачиваются как при пересылке в пределах страны, так и за границу. Общий номинал марок наклеивается до покрытия стоимости отправления.

Наименование отправленияСтоимость, руб.
Простое по РФ до 20 г22
Простое за границу до 20 г наземным транспортом40
Простое за границу до 20 г воздушным транспортом45
Открытка по РФ17
Открытка за границу наземным транспортом40
Открытка за границу воздушным транспортом45

Для определения стоимости других писем рекомендуется пользоваться онлайн-калькуляторами.

Марки клеятся в правую верхнюю часть лицевой стороны конверта, упаковки или открытки. Допускается наклеивать марки ниже, если указанная область занята.

Как подписать конверт 1 класса

Корреспонденция 1 класса отправляется в первую очередь благодаря сокращенным срокам пересылки. Отличает такие отправления цена – она несколько выше той, что устанавливается, например, за отправку заказных писем.

Важно! Вес отправлений 1 классом не должен превышать 2,5 кг.

Конверт 1 класса заполняется аналогично простому конверту с отправкой по России. Отличительной особенностью конверта является наличие желтой полосы, расположенной посередине.

Как подписать конверт для заказных писем

“Почта России” предлагает клиентам дополнительные услуги при отправке сообщения. Во всех случаях, конверты подписаны по стандартной схеме. Различия заключаются в ограничении форматы конвертов и заполнения дополнительных форм.

Таблица 3. Особенности ухода нестандартных букв

Вид отправленияОписание услугиОграничения и требованияДополнительные формы
ЗаказГарантия точного получения адресатом письма по почтеРазмеры от ШБ и DL до С4

Максимальный вес – 100 г

Метка конверт “под заказ”
Первый классУскоренная доставка через авиапочтойСпецупаковка с желтой полосой
Уведомлениеотправитель сообщил, о дате, лицу, предъявившемуКлеится на тыльной стороне упаковкиФорму Ф.22/119
Ценныес указанием оценочной стоимости инвестицийЗарегистрирован отгрузкиФорма описи Ф.107.
Список содержаниеУказывает, что все пересылаемые документыВ ясный

Как правильно заполнить конверт

Ни для кого не секрет, что с появлением современных цифровых технологий почтовая переписка отошла на второй план. Люди стали активно общаться посредством электронной почты или в социальных сетях. Однако и сейчас в нашей жизни возникает множество ситуаций, когда нам необходимо отправить письмо на тот или иной адрес. Взять, к примеру, деятельность какой-либо крупной компании. Отправка договоров, бланков соглашений с печатями, массовые рассылки и т.д. производятся именно в почтовых конвертах. При этом очень важно правильно заполнить конверт, ведь от качества его оформления напрямую зависит скорость обработки и доставки корреспонденции.

Если доставка письма будет осуществляться в пределах России, данные об отправителе и получателе заполняются на русском языке. При международных пересылках вся информация должна быть представлена на английском языке. При необходимости рядом можно продублировать данные на языке страны-получателя.

Для того, чтобы правильно заполнить конверт, адрес отправителя должен быть указан в левом верхнем углу, адрес получателя – в правой нижней части конверта. В настоящее время Почта России использует новейшие технологии сортировки почты, поэтому очень важно соблюдать правила заполнения почтового адреса и индекса на конверте.

Вся информация должна быть написана разборчивым почерком (лучше печатными буквами) или с помощью принтера. Второй вариант наиболее актуален при организации масштабных почтовых рассылок. Оптимизировать процесс отправки почтовых сообщений поможет специальная программа для печати конвертов, например “Почтовые Конверты” от AMS Software. Продукт прост и удобен в использовании и позволяет правильно заполнить конверт и распечатать по ГОСТу в формате C6, DL, C5, C4, B4, а также в любом произвольном размере. С помощью программы можно создавать как отдельные почтовые конверты, так и производить массовые рассылки любого масштаба. Редактор поможет вам правильно заполнить конверт, указать все необходимые данные, а также подобрать уникальный дизайн конверта. Утилита предусматривает ведение базы адресатов, где хранится вся необходимая информация об отправителях и получателях.

В настоящее время действуют следующие правила заполнения адреса на конверте.

1. Наименование адресата

2. Улица, номер дома, номер квартиры

3. Населенный пункт (город, поселок, село)

4. Район

5. Название области, округа, республики и т.п.

6. Страна

7. Почтовый индекс

Почтовый индекс получателя указывается не только в адресе, но и в поле так называемого кодового штампа. Для того, чтобы правильно заполнить конверт, кодовый штамп должен содержать цифры, записанные по образцу.

Иногда при организации массовых рассылок требуется изготовить конверты в “фирменном” стиле. Программа “Почтовые Конверты” поддерживает печать конвертов с логотипом, добавление фирменных надписей и других элементов декора.

При указании адресов не допускаются орфографические ошибки, исправления, а также сокращения наименований. Для того, чтобы правильно заполнить конверт, заранее проверьте правильность написания элементов адреса. Подойдите к процессу заполнения конвертов максимально ответственно и аккуратно.

Качественно заполненный конверт – гарантия скорого получения его адресатом.

Личная и контактная информация получателя

Под личной информацией получателя подразумевается: фамилия, имя, отчество физического лица или официальное название юридического лица.

Контактная информация получателя включает в себя:

  • регион России;
  • город (или другой населенный пункт, например, деревню);
  • улицу;
  • дом;
  • квартиру (для многоквартирных домов);
  • индекс.

Фамилия, имя, отчество физического лица или официальное название юридического лица, являющегося отправителем, указываются в верхнем левом углу конверта в родительном падеже, а получателя — в нижнем правом углу в дательном падеже. Все остальное приводится в именительном падеже.

Общие правила заполнения

Правильное оформление конверта-Это гарантия того, что сообщение дойдет до адресата и не потеряется в пути и не вернется к отправителю. Установленный стандарт позволяет сократить время на сортировку. Все отклонения от нормы, пропущенных сокращений затрудняет обработку.

Отправка письма в национальные республики рф

Для отправления между национальными республиками допускается использование государственного языка получателя, но с обязательным дублированием информации на русском языке.

Отправка письма за границу

При отправке за пределы страны написание информации на конверте имеет главное отличие – язык. Данные получателя указываются латинскими буквами и арабскими цифрами.

Правила по оформлению конверта: видео

***

Еще больше материалов по теме в рубрике: “Письма”.

Пункт назначения

Реквизиты получателя записываются в том же формате, но в правом нижнем углу с указанием ФИО в дательном падеже.

Если вы не знаете точный адрес, можно указать “до востребования”. Но в этом случае, получатель должен обратиться в почтовое отделение с предоставлением паспорта для письма. Также для отправки на почтовый ящик. В нижнем углу, В дополнение к данным о получателе, пишется число, например “и 13”.

Когда вы посылаете в наименование юридического лица, введите полное или сокращенное название организации и фактический почтовый адрес.

При подписании конверта допускается общепринятые сокращения.

Таблица 2. Допустимые сокращения в конверт подписи, чтобы соответствовать ваш почтовый ящик

НазваниеСокращениеПример
ОбластиобластиМосковской области
РайонР-онБолховского района
ГородГ.Тула
ПроспектПр-тПр-т Дружбы
УлицаУл.Гагарин
ПереулокпереулокЯблочный переулок.
ДомД.Д. 87
делокорп.корп. 2
структурастраницыСтраница 1
квартираплощадь40 кв.

Разборчивость почерка и аккуратность написания слов

Если у вас неразборчивый почерк, то пишите данные печатными буквами или напечатайте их на компьютере — так вы ускорите процедуру сортировки писем.

Важно! Правила заполнения конвертов предписывают, что разрешается использовать шариковую или гелевую ручку с чернилами любого цвета, за исключением красного, зеленого и желтого.

Не применяйте неофициальные сокращения и не зачеркивайте текст при оформлении почтового конверта — его не примут к отправке. Например, по сокращению «пр.» невозможно понять, что имелось в виду — проспект или проезд. Для того чтобы не ошибиться, постоянно сверяйтесь с образцом, который размещен на нашем сайте. А если все же допустили ошибку, то лучше всего взять новый конверт.

Разрешенные форматы конвертов

Требования к упаковке грузов регламентируются ГОСТ Р51506-99, в котором учтены международные стандарты.

Законченная упаковка разрешенных размеров можно приобрести в почтовом отделении или магазине канцелярских товаров, но вы также можете сделать соблюдение установленных параметров.

Таблица 1. Разрешенные форматы для конвертов

ФорматРазмер, ммЕмкостьЦель
С6114×162 (Советский конверт)Лист А4, сложенный вчетверо;

А5 три раза

· письма;

· квитанция;

· маленькие карты

Дл110×220 (Европейский стандарт)А4 – три раза· стандартная почта;

· деловая переписка

С5162×229А4, А5 пополам· нестандартные грузы;

· приглашение;

· карты;

· поздравительные открытки

С65114×229А4 пополам;

А5 три раза

С4229×324А4 – не загнуласьдоговор
В4250×35320 листов А4· каталоги;

· журналы;

· календари

Для нестандартных вложений может быть использован размер упаковки:

  • 125×125 мм – К6;
  • 125×190 мм – К65;
  • 145×215 мм – К5;
  • 150×150 мм – К8;
  • 220×312 мм – Е4.

В любом случае, конверт должен быть помечен или угловой Конвенции для написания адреса. Наличие иллюстрации, прозрачное окно разрешено. Zakleivayut клапан может располагаться вдоль длинной или короткой стороне.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован.

Adblock
detector