NFC Эксперт Оформление трудового приказа
Приказ о приеме на работу – это важный документ, устанавливающий и подтверждающий трудовые отношения с новым сотрудником. Важно правильно оформить приказ, чтобы избежать возможных проблем в будущем.
Что должно содержать приказ о приеме на работу:
- Полное наименование организации в соответствии с Уставом.
- Код формы по ОКУД (0301001) и код предприятия по ОКПО.
Когда издается приказ о приеме на работу:
- Обычно приказ о приеме выдается в тот же день, что и заключение трудового договора.
- Документ должен быть оформлен в течение трех дней после начала работы нового сотрудника.
Необходимость приказа о приеме на работу:
- С 2021 года, издание приказа о приеме на работу стало необязательным, но многие компании все равно продолжают его оформлять.
- Привычность формы внутреннего документооборота и требования госслужбы могут быть причиной сохранения этого документа.
Необходимо помнить, что неправильное оформление приказа о приеме на работу может привести к штрафам, поэтому стоит обратить особое внимание на данный процесс.
Пример приказа о приеме на работу:
Приказ № 235
01.01.2023
На основании трудового договора от 01.01.2023 года и в целях осуществления трудовой деятельности, пригласить на работу Петрова Ивана Ивановича на должность программиста.
1. Петров Иван Иванович
2. Дата рождения: 15.05.1990
3. Паспортные данные: серия 1234, номер 567890
4. Адрес регистрации: г. Москва, ул. Примерная, д. 1
Директор ООО Пример
Иванов Иван ИвановичОформите приказ о приеме на работу в соответствии с установленными требованиями и избегайте возможных негативных последствий.
Шаг 3: Вставить номер приказа о приеме на работу
В бланк приема на работу в графе Номер документа необходимо вставить регистрационный номер приказа о приеме на работу, присвоенный по утвержденной номенклатуре дел.
Шаг 4: Проставление даты приказа
При проставлении даты составления приказа важно помнить, что это должно быть число не ранее даты заключения трудового договора.
Шаг 5: Указание даты начала работы
В форме приказа о приеме работника на работу в графе Дата в поле с нужно указать фактическую дату начала работы сотрудника. При бессрочном трудовом договоре в поле до ставится прочерк. Если договор срочный, требуется указать срок его действия или условия прекращения.
Шаг 6: Заполнение информации о сотруднике
Вписать ФИО нового работника, учитывая данные его паспорта или другого удостоверения личности. Затем указать структурное подразделение и должность, на которую принимается сотрудник.
Шаг 7: Испытательный срок
Если работник начинает трудиться на испытательном сроке, необходимо указать его продолжительность в соответствующем поле.
Шаг 8: Условия приема на работу
Указать в приказе условия приема на работу и особенности деятельности (основная работа, совмещение, перевод из другой организации или замещение временно отсутствующего сотрудника и т.д.). Прописать размер заработной платы в виде оклада и надбавок.
Шаг 9: Подписание приказа
Заполненный приказ о приеме на работу должен быть подписан руководителем организации или уполномоченным лицом.
Подписанный приказ доводится до сведения работника под роспись, подшивается в номенклатурную папку, его номер вносится в журнал учета. На основании этого документа кадровик вносит запись в трудовую книжку и заполняет личную карточку сотрудника.
Приказы о приеме на работу
Хотя приказ о приеме на работу теперь не обязателен, унифицированная форма приказа осталась прежней – Т-1 для приема одного сотрудника и Т-1а для приема двух и более работников одновременно.
Форма № Т-1: Приказ о приеме работника на работу
Унифицированная форма №Т-1 используется для приема одного работника. Рекомендуется заполнять отдельный приказ для каждого нового сотрудника.
Приказ о приеме на работу совместителя
При найме совместителя приказ оформляется стандартно. В графе Условия, характер работы нужно указать По совместительству, с оплатой пропорционально отработанному времени. Оклад указывается в полном размере согласно штатному расписанию.
Оформление приказа при приеме на работу совместителя:
Приказ о приеме на работу несовершеннолетнего
Предприятие может заключить договор с подростками, достигшими 16-летия с согласия их родителей, а для 15-летних потребуется еще разрешение органа опеки. Им необходимо предоставить неполный рабочий день с легкой деятельностью, не вредной для здоровья. Также несовершеннолетним сотрудникам нельзя устанавливать испытательный срок и нанимать по совместительству. Пример приказа о приеме на работу несовершеннолетнего – унифицированная форма №Т-1, либо разработанная самостоятельно.
Приказ о приеме на работу во время декретного отпуска
Если новый работник принимается на время декретного отпуска штатного сотрудника, приказ о приеме на работу оформляется в общем порядке по унифицированной форме №Т-1. Трудовой договор на декретную ставку является срочным, и в графе условий и характера работы необходимо это отметить, написав для исполнения обязанностей Ивановой Марии Васильевны, отсутствующей на период отпуска по уходу за ребенком до достижения им возраста полутора лет.
Приказ о приеме на работу дистанционного сотрудника
В графу Условия и характер работы вписывается Дистанционная работа. В этом случае используются электронные подписи работодателя и работника – это стандартная практика.
Частые ошибки в приказах о приеме на работу
Несмотря на то, что у приказа о приеме на работу есть образец заполнения, на практике в нем нередко допускаются ошибки. Разберем наиболее типичные.
Как проверить кандидата на благонадежность
Перед тем, как принимать сотрудника в штат и издавать приказ о поступлении на работу, стоит не только убедиться в профессионализме сотрудника, его потенциальной лояльности и в наличии нужных для работы компетенций, но и проверить такое важное качество будущего работника, как благонадежность. На ответственных должностях это особенно важно. Нельзя полностью полагаться исключительно на отзывы и рекомендации, да и в ходе собеседования не всегда можно сделать однозначные выводы.
С помощью сервиса по проверке уровня благонадежности соискателя и сотрудников от SpectrumData можно за три минуты узнать получить развернутый отчет о кандидате и узнать:
Если все в порядке, можно заключать договор и издавать распоряжение о приеме на работу.
Проверка кандидатов
Проверка кандидатов защитит вас от недобросовестных работников, поможет сэкономить время и сберечь репутацию компании. Чтобы понять, подходит ли вашей компании решение от SpectrumData, оставьте заявку на бесплатный тестовый доступ и оцените полноту и достоверность проверок.
Учет для целей налогообложения
Мобильный телефон – неотъемлемая часть жизни современных людей. Деятельность любой современной организации невозможно представить без использования мобильной связи и мессенджеров.
Способ принятия мобильного телефона к учету зависит от его стоимости и положений учетной политики организации. Согласно п. 5 ФСБУ 6/2020 компания вправе установить лимит стоимости основных средств самостоятельно.
В зависимости от установленного лимита приобретаемый мобильный телефон будет относиться или к основным средствам, или к малоценному оборудованию.
Пример принятия к учету мобильных телефонов
Ситуация № 1:
При покупке сотового телефона в качестве подтверждающих документов от поставщика у вас счет-фактура, накладная или УПД и в качестве покупателя в документах указана ваша организация.
Допустим, лимит стоимости основных средств в нашей организации составляет 100 000 рублей. Мы приобрели два телефона: для генерального директора стоимостью 120 000 рублей с НДС, для коммерческого директора стоимостью 60 000 рублей с НДС. Оба телефона были приобретены у поставщика с доставкой, стоимость доставки каждого телефона 299 рублей с НДС. Наша организация находится на общей системе налогообложения.
В соответствии с учетной политикой, первый телефон будет учтен как основное средство, а второй — как малоценное оборудование.
Проведение поступления в 1С: Бухгалтерии предприятия
В программе есть 2 варианта оприходования основного средства в разделе меню ОС и НМА. Документ Поступление основных средств используется, если нет дополнительных расходов по основному средству.
Если же при поступлении основного средства есть дополнительные расходы (доставка, транспортировка, сборка и т.д.), то нужно:
Пройдите курс повышения квалификации ФСБУ-2024, что бухгалтеру перестроить в работе: Аренда, НМА, ОС, Капвложения, Документооборот, Запасы, Инвентаризация.
После курса вы забудете о претензиях налоговиков к учету, сможете грамотно изменить учетную политику и с легкостью применять федеральные стандарты. Научитесь настраивать работу с самым сложным ФСБУ «Аренда» в 1С.
Сейчас на курс действует скидка: вместо 18 900 рублей.
У нас как раз второй случай — есть затраты на доставку ОС, его и применим.
Для принятия к учету телефона стоимостью 120 000 рублей переходим в раздел «ОС и НМА» — «Поступление оборудования» и создаем новый документ поступления оборудования.
В карточке номенклатуры выбираем вид «Оборудование (объекты основных средств»:
При проведении документ поступления формирует проводки:
Теперь нам необходимо включить в первоначальную стоимость нашего основного средства расходы на его доставку. Для этого, не выходя из документа поступления, нажимаем кнопку «Создать на основании» и выбираем «Поступление доп. расходов»:
Проводим поступление расходов на доставку:
Формируем для проверки оборотно-сальдовую ведомость по счету 08.04.1 и видим, что стоимость телефона и его доставки (без НДС) сформировали первоначальную стоимость нашего объекта основных средств:
Теперь мы должны принять основное средство к учету. Для этого в разделе «ОС и НМА» создаем документ «Принятие к учету ОС»:
При заполнении карточки основного средства внимательно подбираем код по ОКОФ, амортизационная группа подставится автоматически при выборе подходящего кода:
После заполнения полей записываем карточку и выбираем данное основное средство в нашем документе. Инвентарный номер программа присваивает автоматически, при необходимости его можно отредактировать.
Далее переходим к заполнению вкладок Бухгалтерский учет и Налоговый учет.
Срок полезного использования в налоговом учете, согласно амортизационной группе, должен быть свыше 5 лет и до 7 лет включительно, кратно 1 месяцу (то есть минимальный срок, который мы можем указать для нашего телефона составляет 61 месяц ((5 лет * 12 месяцев) + 1 месяц):
В бухгалтерском учете мы определяем срок полезного использования исходя из срока, в течение которого наш телефон способен приносить экономическую выгоду.
Допустим, директор решил, что он будет эксплуатировать телефон в течение 2 х лет, а затем поменяет на новую модель, продав примерно за 50 000 рублей (ликвидационная стоимость):
Сформируем оборотно-сальдовые ведомости по счетам 08.04.1 и 01:
Видим, что обороты за период по счету08.04.1 закрылись, сальдо нет, сумма переехала на 01 счет.
После проведения документа наш телефон принят к учету как основное средство.
Далее мы с вами примем к учету второй телефон из нашего примера, стоимостью 60 000 рублей.
В разделе «Покупки» создаем документ поступления с видом «Товары (накладная, УПД)».
Для корректного учета нашего телефона в карточке номенклатуры обязательно выбираем вид номенклатуры «Малоценное оборудование и запасы».
В этой же карточке мы можем установить срок использования нашего телефона (допустим мы определились что он должен составлять не менее 3 лет) или оставить значение «До износа»:
В документе поступления также важно заполнить графу «Счет учета», указав счет, подразделение и статью расходов, на который должны быть отнесены расходы в бухгалтерском учете в момент поступления малоценного оборудования:
Проведенный документ формирует проводки по Дт счета 10.21.1 как в налоговом, так и в бухгалтерском учете, а проводку по Дт 26 только в бухгалтерском:
Телефон был приобретен с доставкой, поэтому нам необходимо включить ее в первоначальную стоимость как дополнительный расход. Не закрывая документ поступления нажимаем кнопку «Создать на основании» и выбираем вид документа «Поступление доп. расходов»:
Документ доп. расхода формирует нам те же проводки, что и основной документ поступления, то есть увеличивает себестоимость малоценного оборудования на счете 10.21:
Сформируем оборотно-сальдовую ведомость по счету 10.21:
Из сформированной ведомости мы видим, что телефон принят к учету на счете 10.21.1. включая стоимость доставки (за вычетом НДС), а также списан в расходы в бухгалтерском учете.
Далее мы должны передать наш телефон сотруднику в эксплуатацию. Для этого в разделе «Склад» создаем документ «Расход материалов (требования-накладные)» с видом «Передача сотруднику».
Заполняем в верхнем правом углу счет затрат для отнесения расходов в налоговом учете, по строке «Учитывать по сотруднику» ставим флаг в поле «Расход и остатки», именно это дает программе команду сделать проводку на счет забалансового учета МЦ.04:
В результате проведения документа формируются проводки по списанию стоимости нашего телефона со склада в бухгалтерском учете (Дт 10.21.2 Кт 10.21.1), признанию расходов налоговом учете (Дт 26 Кт 10.21.1) и перевод оборудования на забалансовый счет МЦ.04:
Сформировав оборотно-сальдовую ведомость по счету 10.21, мы видим, что счет закрылся, все проводки сделаны нами верно.
Теперь мы можем сформировать оборотно-сальдовую ведомость по счету МЦ.04 и посмотреть, какое оборудование числится за сотрудниками. При необходимости провести инвентаризацию:
Можно также сформировать отчет, в котором отражается еще и срок эксплуатации оборудования сотрудником. Переходим в раздел «Склад» и открываем вкладку «Материалы, выданные сотрудникам»:
Выбираем нужную дату и по кнопке «Сформировать» формируем наш отчет:
Отчет позволяет контролировать наличие малоценного оборудования, инвентаря у сотрудников, факт возврата (например, при увольнении сотрудника), дату списания запасов, может пригодиться для инвентаризации и т.д.
Ситуация № 2. Телефон приобретен в розничном магазине, из документов у вас лишь кассовый чек
Для примера возьмем те же самые телефоны, которые были у нас в предыдущем примере: телефон стоимостью 60 000 рублей (малоценное оборудование) и телефон стоимостью 120 000 рублей (основное средство).
Проводим от сотрудника авансовый отчет. Так как у нас нет от поставщика счета-фактуры, галочку в соответствующем поле мы не ставим:
После проведения авансового отчета приобретенный телефон будет оприходован на счет учета малоценного оборудования 10.21 (так как в карточке номенклатуры при создании мы выбрали вид номенклатуры «Малоценное оборудование и запасы»), сумма НДС с 19 счета спишется в расходы (в бухгалтерском учете) на счет 91.02 на статью прочих доходов и расходов «Списание НДС, не подтвержденного счетом-фактурой поставщика»; к налоговому учету НДС, не подтвержденный счетом-фактурой, не принимается:
Далее, как и в предыдущем примере, мы передаем наш телефон сотруднику с помощью документа «Расход материалов (требования-накладные)», после чего счет 10.21 закрывается, а телефон попадает на забалансовый счет МЦ.04.
При поступлении по авансовому отчету телефона стоимостью 120 000 рублей, то есть того, который согласно положениям нашей учетной политики, относится к основным средствам, все проводки будут те же, кроме счета поступления. Это будет счет 08.04.1, так как в карточке номенклатуры для данного телефона нами выбран ранее вид номенклатуры «Оборудование (объекты основных средств)»:
После принятия телефона к учету по авансовому отчету оформляем документ «Принятие к учету ОС». Теперь телефон числится на балансе организации в качестве основного средства:
Приобретение аксессуаров к телефону (батарейки, чехол, защитное стекло, дополнительная зарядка и т.д.)
Давайте более детально остановимся на вопросе дополнительных расходов компании, связанных с покупкой и учетом телефонов: батарейки, чехол, защитное стекло, зарядка и т.д. Входят ли все эти расходы в первоначальную стоимость телефона?
Давайте обратимся к положениям ФСБУ 26/2020 (п.18), согласно которым основными средствами считаются капитальные вложения (затраты) на приведение объекта в состояние и местоположение, в котором он пригоден к использованию в запланированных целях.
Приобретение дополнительных аксессуаров и услуг не влияет на технические характеристики телефона и не приводит его в состояние, в котором он пригоден к использованию, следовательно, не являются затратами, которые формируют его первоначальную стоимость.
Защитное стекло, чехол и прочие аксессуары мы можем учитывать, как материалы (счета 10.06 или 10.09 исходя из положений учетной политики) или как малоценное оборудование (на счет 10.21) в зависимости от срока полезного использования (менее 12 месяцев или более 12 месяцев) документом «Поступление (акт, накладная, УПД)» или «Авансовым отчетом».
Затем необходимо списать эти ТМЦ документом «Расход материалов (требования-накладные)» на текущие расходы.
Расходы на страховку телефона
Услуги, приобретаемые с телефоном, такие как страховка, гарантия мы отражаем на счете 97 как расходы будущих периодов, постепенно списывая расходы на счет затрат (20, 23, 25, 26, 44) в срок, предусмотренный страховкой, или в срок оплаченного гарантийного обслуживания.
Расходы на ремонт телефона
В процессе эксплуатации телефона может возникнуть необходимость в его ремонте.
Расходы на ремонт телефона, независимо от того, является он основным средством или малоценным оборудованием, признаются расходами периода, в котором они понесены, в размере фактических затрат в силу ст. 260 НК.
Счет учета расходов на ремонт основного средства соответствует тому счету, на который принимаются расходы по его амортизации (в нашем случае счет 26), а расходы на ремонт малоценного оборудования учитываются на счете, на который были списаны расходы на момент принятия его к учету и ввода в эксплуатацию (в нашем случае это также счет 26).
Для учета услуг по ремонту в программе 1С: Бухгалтерия предприятия ред. 3.0 в разделе «Покупки» — «Поступление (акты, накладные, УПД)» создаем документ с видом «Услуги (акт, УПД)»:
При заполнении в документе поступления графы «Счета учета» можно создать новую статью расходов «Ремонт основных средств». При принятии к учету услуг по ремонту малоценного оборудования можно создать аналогичную статью с наименованием «Ремонт малоценного оборудования и инвентаря».
В налоговом учете расходы на ремонт основных средств и иного имущества относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией (пп. 2 п. 1 ст. 253 НК), поэтому в поле вид расхода выбираем «Прочие расходы» в обоих случаях.
Что делать, если в процессе эксплуатации телефон сломался и не подлежит ремонту
Если телефон принят к учету как основное средство, то необходимо произвести списание на основании решения специально созданной комиссии, в состав которой обычно включаются должностные лица, ответственные за эксплуатацию и сохранность объекта основных средств.
Нужно ли для списания заключение эксперта?
Законодательство не содержит требования о наличии заключения технической экспертизы для целей списания основных средств в коммерческих организациях — необходимо лишь решение комиссии, созданной в компании, о таком списании.
Но если, например, вы обращались в сервисный центр и получили заключение о том, что телефон восстановлению не подлежит, то приложите его к Акту списания, лишним оно точно не будет.
Порядок списания телефона, который является основным средством, полностью соответствует порядку списания основных средств, неспособных приносить экономическую выгоду.
Если телефон принят к учету как малоценное оборудование, то для его списания также необходим акт комиссии. Типовой формы такого акта не установлено, поэтому вы можете составить его в произвольной форме либо использовать форму МБ-8:
В программе 1С: Бухгалтерия предприятия ред. 3.0 списание малоценного оборудования на основании составленного комиссией акта делаем в разделе «Склад» — «Списание товаров, материалов»:
В документе списания телефона выбираем вид операции «Списание с сотрудника», указываем списываем объект и сотрудника, которому он принадлежит.
После проведения документ формирует проводку по списанию малоценного оборудования с забалансового счета МЦ.04:
Расходы на услуги связи (МТС, Билайн, Мегафон, Теле 2 и т.д.)
Рассматривая тему учета телефонов в организации, нельзя не обратить внимание на то, что при наличии расходов на покупку телефонов, у компании должны быть и расходы на связь, причем расходы, экономически обоснованные и связанные с ее деятельностью.
Для любого бухгалтера не секрет, что многие учредители и руководители любят покупать дорогую технику, в том числе телефоны за счет средств компании, используя при этом для личных целей. В итоге в ходе налоговых проверок проверяющие признают расходы на покупку необоснованными и доначисляют налог на прибыль.
Чтобы ваша компания не оказалась в такой ситуации, необходимо должным образом оформить все документы, обосновывающие использование телефонов и мобильной связи для исполнения сотрудниками своих должностных обязанностей и внимательно подойти к оформлению документов, обосновывающих расходы.
Для обоснования расходов на мобильную связь необходимо оформить следующие документы (согласно позиции Минфина, изложенной в письмах № 03-03-06/2/178 от 13.10.2010, № 03-03-06/1/378 от 23.06.2011):
Также для работников может быть установлен лимит расходов на использование сотовой связи, превышение которого подлежит возмещению организации работником за счет собственных средств.
Если такой лимит установлен, то необходимо составить приказ, в устанавливающий сумму лимита, которая может быть одинаковой для всех сотрудников, пользующихся услугами связи или отличаться в зависимости от занимаемой должности.
Обратите внимание, что если лимит расходов на связь в организации не установлен, то такие расходы на мобильную связь также можно полностью учесть в расходах по налогу на прибыль, если они соответствуют п.1 ст. 252 НК (экономически обоснованы, направлены на получение дохода, документально подтверждены). Данная позиция подтверждается письмом Минфина № 03-03-06/1/378 от 23.06.2011.
Комплект документов также должен содержать приказ, закрепляющий за сотрудниками SIM –карты в произвольной форме. В нем можно указать фамилию, имя, отчество, должность сотрудника и номер телефона/ серийный номер SIM-карты, закрепляемой за ним.
Кроме вышеперечисленного, рекомендуется указать в должностных инструкциях работников, что в служебных целях им необходимо использование услуг мобильной связи.
Обратите внимание, что в перечне документов, подтверждающих расходы на услуги связи, не упоминается привычный нам Акт оказанных услуг.
Дело в том, что все мобильные операторы ограничиваются стандартным пакетом документов: счет и счет-фактура (для применения вычета по НДС), могут также предоставить детализацию за период по запросу абонента.
Многие бухгалтеры пытаются спорить с операторами связи, требуя от них Акты, однако операторы имеют вполне законное право не выставлять их. Данная позиция закреплена в Правилами оказания услуг местной, внутризоновой, междугородной и международной телефонной связи (утвержденные постановлением Правительства от 18 мая 2005 г. № 310).
Согласно п.113, счет, выставляемый абоненту за услуги телефонной связи, является расчетным документом, в котором отражаются данные о денежных обязательствах абонента. Счет содержит сведения о видах, объемах и стоимости оказанных услуг.
В письме Минфина № 03-03-06/1/247 от 16.04.2009 также изложено, что «в случае, если исходя из условий договора об оказании услуг и (или) требований законодательства не следует, что акт об оказании услуг связи подлежит ежемесячному составлению, то для целей документального подтверждения расходов в налоговом учете ежемесячное составление актов не требуется».
Таким образом, Акт оказанных услуг не является обязательным документом для учета расходов на мобильную связь.
Для того, чтобы провести расходы на услуги связи в 1С: Бухгалтерии предприятия ред.3.0 создаем в разделе «Покупки» документ поступления с видом «Услуги (акт, УПД), так как у нас нет акта, то в качестве номера можно поставить номер и дату счета, вносим реквизиты счета-фактуры, заполняем счета затрат:
Как вести бухгалтерский учет сим-карт, выданных сотрудникам
Сим-карты обычно выдаются бесплатно, но нам нужно закрепить ее за конкретным сотрудником. Для этого в разделе «Операции» создадим операцию, введенную вручную.
Счет учета по дебету указываем МЦ.04, сим-карту вводим с видом номенклатуры «Материалы», обязательно указываем сотрудника, за кем закрепляем сим-карту.
При возврате сим-карты необходимо сделать новую операцию, введенную вручную, с зеркальной проводкой, но уже по кредиту МЦ.04. В этом же документе можно снова выдать сим-карту новому сотруднику.
В следующей статье разберем вопрос компенсации расходов, связанных с использованием личной сим-карты и телефона работника, в программах 1С.
В этой статье
Если у работодателя нет обязательных приказов, где указаны ответственные за задачи, его могут оштрафовать
Когда нужно назначить ответственного за пожарную безопасность, охрану труда, персональные данные или воинский учет, работодатель издает приказ. В законодательстве нет списка обязательных приказов, которые должны быть у работодателя, но есть ряд документов, за отсутствие которых предусмотрена ответственность.
Зачем нужен приказ об ответственных лицах
Приказ о назначении ответственных лиц — документ, который закрепляет за сотрудником дополнительные обязанности и возлагает за них ответственность.
Дмитрий Цветков — директор ООО «Уникальные возможности». По закону он несет ответственность за пожарную безопасность в компании. Но он хочет делегировать часть полномочий сотруднику — например, руководителю службы охраны Котову — и издает об этом приказ. Теперь уже Котов отвечает за пожарную безопасность в компании: разрабатывает планы эвакуации, инструкции по использованию огнетушителей, обучает и инструктирует работников, закупает противопожарный инвентарь: знаки пожарной безопасности, рукава, противогазы.
Приказ о назначении ответственного лица достаточно оформить один раз, его не нужно ежегодно обновлять. Переиздать приказ придется, когда ответственного сотрудника переводят на другую должность или увольняют. В первом случае в приказе указывают его новую должность, а во втором — другого работника, который будет исполнять обязанности ушедшего.
Какие приказы обязательно должны быть у работодателя, а какие — нет
Приказы о назначении ответственных лиц бывают обязательные и не обязательные.
Обязательные приказы должны оформлять все компании и ИП, даже если руководитель или ИП делает все сам. За их отсутствие грозит штраф. Список приказов зависит от специфики бизнеса. Например, в строительных компаниях должен быть ответственный за организацию и безопасность работы на высоте, на промышленных предприятиях — ответственный за промбезопасность.
Не обязательные приказы. Это документы, за отсутствие которых не грозит наказание. Например, к таким относится приказ о назначении материально ответственного лица.
По закону сотрудник отвечает за причиненный ущерб в пределах среднего месячного заработка. Например, если секретарь разольет кофе на рабочий ноутбук, он будет должен возместить ремонт техники. Но больше его средней месячной зарплаты удержать не получится.
Ограниченная материальная ответственность есть у всех работников, которые подписали трудовой договор с компанией. Но если приказом назначить ответственного сотрудника и заключить с ним отдельный договор о полной материальной ответственности, взыскать ущерб будет проще.
Полная материальная ответственность наступает только в определенных случаях, подробнее об этом рассказывали в отдельной статье.
Как оформить приказ о назначении ответственного лица
Приказ оформляют в свободной форме, унифицированного бланка нет. Лучше всего использовать фирменный бланк компании или ИП.
На бланке должны быть реквизиты:
название компании или ФИО ИП;реквизиты работодателя;дата и номер документа;преамбула, где указывают краткую цель приказа;ФИО директора, ИП или человека, уполномоченного издавать приказы;подпись директора, ИП или уполномоченного лица;подписи работников, по которым составлен приказ.
Пример приказа о назначении ответственного лица по охране труда
Документ можно составить на несколько сотрудников, то есть в один приказ вписать сразу несколько ответственных. Тогда назначение каждого человека нужно прописать отдельным пунктом.
Кто подписывает приказ о назначении ответственного
Документ подписывает руководитель компании или ИП. Ознакомить с приказом нужно каждого из сотрудников, которых назначили ответственными по нему. Можно заверить документ печатью работодателя, но это не обязательно.
Хранить приказы о назначении ответственного лица нужно 10 лет.
Доплата за дополнительную работу
Нужно ли доплачивать работнику, которого назначили ответственным, за дополнительную работу, зависит от ситуации.
Дополнительной считается работа, не предусмотренная должностной инструкцией работника. Если же обязанность закреплена в инструкции, доплачивать за нее не нужно.
Например, кадровика Иванцову назначили ответственной за ведение и хранение бумажных трудовых книжек. Эта же обязанность прописана в ее должностной инструкции. Значит, доплачивать за ведение и хранение трудовых не обязательно.
А вот обязанности вести воинский учет в должностной инструкции кадровика нет. Значит, для Иванцовой такая работа считается дополнительной. Придется оформить совместительство и доплатить. Другая ситуация — если у работодателя будет сотрудник, который занимается только воинским учетом.
Главное
Обязательные приказы о назначении ответственных лиц должны оформлять все компании и ИП. Например, приказ о назначении ответственного за ведение и хранение бумажных трудовых книжек или приказ об ответственном за обработку персональных данных.Переиздавать приказ нужно тогда, когда сотрудника уволили или перевели на другую должность и ее название изменилось.Не обязательные приказы, например приказ о назначении материально ответственного лица, работодатель оформляет по своему усмотрению.Приказы оформляют в свободной форме, унифицированных бланков нет. Лучше всего использовать фирменный бланк компании или ИП.Приказ подписывает руководитель или ИП. Сотрудника нужно ознакомить с приказом.Хранить приказы нужно 10 лет.